Stressvrije productiviteit - dingen gedaan krijgen zonder stress

Thema:  Stressvrije productiviteit -  ontspannen dingen gedaan krijgen
Karina de Groot - vrij naar 'getting things done, the art of stress-free productivity', David Allen.

Dingen gedaan krijgen op een stressvrije manier heeft te maken met de snelheid van beslissen. Hoe beter je weet wat je wilt, hoe sneller je beslist. Onzekere of negatieve gedachten over jezelf staan een beslissing vaak in de weg.

Hier een methode om snel te leren beslissen.

De dingen die je wilt exact visualiseren. Om iets ontspannen en zonder stress te kunnen doen, moet je precies weten wat je ervoor moet doen. Dat wil zeggen dat je  in je hoofd de actie moet kunnen zien die voor de taak nodig is. Als je de actie niet kan visualiseren, dan is het moeilijk om die taak ook echt te gaan doen. Meestal betekent dat dat de dingen die je wilt doen niet concreet genoeg zijn. Er spelen te veel gedachten door je hoofd. Hierdoor blijft het doel vaag. Of er zijn zoveel dingen die je wilt doen, dat je niet weet waar je moet beginnen. De eerste stap is om een lijst te maken van alle dingen die je graag wilt doen.

Lijst maken
Je maakt van alle doelen die je maar kan bedenken of ooit zou willen doen een lange lijst. Elk doel van klein, in twee minuten gebeurd, tot heel groot, misschien ooit willen doen.
Elke mens heeft zeker zo'n 50 tot 200 doelen zo niet 500 waar die regelmatig aan denkt. Schrijf zoveel mogelijk doelen op tot het punt dat je denkt, de rest geloof ik wel. Als je de lijst gemaakt hebt, moet het duidelijk zijn dat het zoveel doelen zijn dat je ze onmogelijk allemaal kan uitvoeren. Dit zorgt ervoor dat je straks ook echt gaat kiezen.

Doel concreet maken
Een doel is vaak te globaal of te abstract. Zo maak je het doel concreet:
- Van elk doel bepaal je de allereerste actie: je moet weten wat je er exact voor moet doen.
- Weet je de actie niet, bedenk dan een eerdere stap naar het doel en schrijf die op.
- Een eerdere stap kan bijvoorbeeld  zijn dat je eerst bewust wordt van gedachten of belemmeringen naar het doel

Geef alle acties een plek buiten je geheugen
Kern van ontspannen dingen doen, is dat je alle taken en acties een plek geeft buiten je geheugen. Onthouden kost namelijk energie, waardoor er voortdurend sprake is een bepaalde mentale belasting.
Taken  worden ook eerder uitgevoerd als je ze regelmatig tegenkomt op papier, op de computer, als iemand je er aan herinnert, en als ze helder en concreet zijn.
Taken die niet gepland zijn, worden zelden uitgevoerd. Ook taken die wel gepland zijn kunnen er toch bij in schieten, door allerlei omstandigheden of andere prioriteiten. Dat geeft niets. Belangrijk is om steeds terug te komen op de acties die je graag wilt, en ze opnieuw te plannen.

Je kan taken vervolgens indelen in verschillende soorten taken:
1. Ten eerste taken die je kent en die je binnen twee minuten kunt uitvoeren. Deze acties kun je het best direct doen.
2. Ten tweede taken die je precies kent en die tijd nodig hebben. Deze taken geef je een plek buiten je geheugen, zodat je ze niet hoeft te onthouden. Je schrijft ze op een lijst  die je regelmatig bekijkt. Taken die een vaste datum hebben, zet je in een agenda.
3. Ten derde zijn er taken waarvan je niet weet hoe je ze moet doen. Hiervan moet je terug gaan naar de laatste stap  van de taak die je wel weet . Je hoeft namelijk niet alles van te voren te overzien om kleine stappen toch uit te voeren. De taakstap  die je wel weet komt ook op de lijst.
4. Ten vierde heb je taken waar (nog) geen actie voor nodig is, of te wel non-actie taken. Deze taken kun je opbergen,  laten rijpen of gewoon niet doen. 

Waar schrijf je de acties op?
- Acties met een vaste tijd/afspraak komen in de agenda
- Acties die vandaag per se moeten gebeuren komen in de agenda op vandaag
- Of maak losse briefjes van taken die vandaag moeten gebeuren waarvan je bang bent dat je ze vergeet. Leg dat briefje 'in de weg', ergens waar je het in ieder geval tegenkomt.
- Alle acties waarvan je weet wat je  ermee kan, komen op de actielijst die je dagelijks of wekelijks  nakijkt en opschoont. (Outlook heeft een hele goed actielijst.)
- Acties waarvan je niet direct weet wat je er mee kan, komen op een losse lijst die je regelmatig bekijkt. (Soms staan hier de mooiste acties op die je ooit echt zou willen). De misschien-lijst.

Hoeveel plannen is nodig ?
Er is zoveel planning nodig dat je er niet meer aan hoeft te denken. Of te wel dat de acties uit je hoofd zijn en ergens staan waar je ze tegen komt. Zolang iets rondspookt in je hoofd, moet je er tijd aan besteden en beslissen wat er mee te doen: aanpakken, plannen of niet doen.

Welke doelen ga je nu uitvoeren?
Welke taken eerst doen?
- Voer alle acties uit die in twee minuten kunnen (telefoontjes, mailtjes,administratie etc.)
- Voer de acties uit die vandaag per se moeten
- Kies uit alle andere acties datgene uit waar je zin in hebt of wat als prioriteit voelt (intuïtie)

Kerningrediënten: Duidelijke doelen, eerstvolgende acties, externe geheugensteuntjes

Wat heeft nu prioriteit?
Kiezen gaat op grond van intuïtie. Je intuïtie is een onmiddellijk innerlijk gevoel van wat voor jou op dat moment belangrijk is. De volgende dingen spelen daarin een o.a. rol:
1. De context: waar ben je op dat moment (thuis, op je werk, alleen , met anderen)
2. De tijd die beschikbaar is. Moet je zo weg of heb je de hele dag.
3. Je energieniveau. Dit is per persoon per uur verschillend en afhankelijk van je gezondheid.
4. De tijdsduur van het doel: nu, komende maand, een a twee jaar, drie a vijf jaar, hele leven
5. Soort werk zoals vastgesteld werk, werk dat op je weg komt, werk dat je graag wilt doen
6. De missie en doelen waar je naar toe wilt, de kernwaarden van je leven

Natuurlijke planning
Sommige doelen waarvan je de eerste actie hebt bepaald, hebben als eerste actie: tijd nemen om ze uit te werken. Er bestaat een soort natuurlijke manier van uitwerken van deze doelen:
1. Definiëren van het doel en de principes - het waarom
2. Visualiseren van de uitkomst
3. Brainstormen - kwantiteit zonder oordelen - zoveel mogelijk ideeën
4. Organiseren van de ideeën -  wat eerst
5. Eerst volgende actie identificeren

Doe datgene waar je op dit moment het meest aandacht en interesse voor hebt, na de acties die per se vandaag moeten gebeuren.

Merk je dat je vooral problemen hebt met beslissen, dan heb je misschien bepaalde gedachten die je belemmeren. Met de cursus Denk je sterk kun je daar meer grip op krijgen. 

Geraadpleegde literatuur:
Allen, D. (2001). Getting things done. The art of stress-free productivity
Tiggelaar, B. (2006). Dromen, durven, doen. Het managen van de lastigste persoon op aarde: jezelf. Utrecht: Spectrum.

Succes en vriendelijke groet,

Karina de Groot   www.psy-image.nl

 


Copyright Psy-Image. Deze informatie kunt u vrij kopiëren of delen met anderen mits de naam van de auteur, de naam van de website en de copyrightinformatie intact blijven.